Personeelsdossier, wat moet erin?

Personeelsdossier, wat moet erin?

Het personeelsdossier wordt gebruikt voor het ordenen van individuele persoonsgegevens. In het personeelsdossier komen documenten als de arbeidsovereenkomst, beoordelingen, schriftelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden, loongegevens en informatie over de loopbaan van de werknemers.

Niet alle informatie mag zomaar in een personeelsdossier worden opgenomen. Er mogen niet meer gegevens worden bewaard dan voor een goede uitvoering van het contract benodigd is. Dit in verband met onder andere privacywetgeving. Ook is het aan de organisatie die de gegevens bewaard duidelijk met werknemers te communiceren dat er gegevens worden verzameld.

Om overzicht te houden in het personeelsdossier is het verstandig een onderverdeling aan te brengen. Ten eerste behoren alle persoonsgegevens op een zogenoemde stamkaart te staan, zoals de naam, adres en nationaliteit. Vervolgens is het verstandig de overige gegevens in specifieke rubrieken onder te brengen, zodat deze makkelijk terug te vinden zijn.