Vaste reiskostenvergoeding

Een werkgever kan ervoor kiezen een werknemer een vaste reiskostenvergoeding toe te kennen. Hoe deze te berekenen en wanneer een werknemer hiervoor in aanmerking komt kent een aantal regels.

Vanaf 1 januari 2022 mag een vaste reiskostenvergoeding alleen nog maar onbelast worden verstrekt indien de medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.

Voor de berekening van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar. Wanneer de medewerker minstens 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, mag de reiskostenvergoeding op jaarbasis worden berekend. Vanaf 2022 moeten deze reiskostenvergoeding worden berekend op basis van het aantal reisdagen i.p.v. het aantal werkdagen.

Een voorbeeld:

Een werknemer heeft een vijfdaagse werkweek en reist op drie van de vijf dagen per week naar de vaste werkplek en werkt twee dagen thuis. De werknemer kan een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij tenminste (3/5 van 128 dagen) 76 dagen van het kalenderjaar naar kantoor reist.

De medewerker zal dit jaar (3 x 52) 156 dagen reizen naar het werk. De medewerker voldoet in dit voorbeeld dus aan de norm.

De vergoeding wordt berekend aan de hand van (3/5 van 214 dagen) 129 dagen. Tot en met 2021 mocht dit over het aantal gewerkte dagen worden berekend.

Het is voor werkgevers zaak goed te monitoren of zij met thuiswerken nog voldoen aan de 128-dagenregeling. Dit heeft invloed op het feit of de werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag uitbetalen aan de medewerker.